Location d’une machine à café : principe et avantages
L’installation d’une machine à café en location au sein d’une entreprise est particulièrement fréquente : en effet, le café (long ou expresso) représente plus de 90 % des boissons chaudes consommées en entreprise.
Bien choisir sa machine à café demande donc une certaine réflexion, afin de trouver la solution la mieux adaptée aux besoins de l’entreprise.
Il existe plusieurs options : achat, location, ou prêt (voire dépôt gratuit, dans certains cas).
Principe de la location d’une machine à café
Dans le cas d’une location de machine à café, un contrat à court terme est passé entre l’entreprise et le fournisseur.
La machine à café est mise à disposition de l’entreprise contre le versement d’une somme mensuelle (en moyenne 100 à 200 € par mois, selon les modèles et la consommation).
La plupart des contrats de location prévoient un prix « à la tasse » : l’entreprise détermine la consommation moyenne de café (en fonction du nombre de salariés, de visiteurs, etc.). Compter en moyenne 0,10 € à 0,40 € la tasse.
Cas particulier : la location gratuite
Dans le cas d’une location gratuite (également appelée dépôt gratuit ou gestion totale), le fournisseur met gracieusement la machine à café à disposition de l’entreprise.
En contrepartie, il se rémunérera grâce aux recettes réalisées par le distributeur de café : cette solution suppose donc que les utilisateurs payent eux-mêmes leur café.
Avantages de la location
Si, sur le long terme, la location d’une machine à café est moins avantageuse que l’achat, d’un point de vue financier, elle offre pourtant des avantages :
• Elle permet d’essayer un ou plusieurs modèles de machines à café , notamment avant un achat, afin de déterminer si l’appareil utilisé est en adéquation avec les besoins de l’entreprise.
• En raison de sa courte durée, elle peut être aussi une solution pour des besoins ponctuels (augmentation temporaire des effectifs de l’entreprise…)
Le contrat de location
Quel que soit le modèle de machine à café (distributeur automatique, percolateur, cafetière professionnelle…) choisi, le contrat de location doit impérativement prévoir :
• Le prix mensuel ;
• La durée de location de la machine à café ;
• Les modalités de résiliation ou de reconduction du contrat ;
• Les conditions de restitution de la machine.
Certains contrats peuvent prévoir une option de leasing : au-delà d’une certaine durée de location, la machine à café devient la propriété de l’entreprise locataire.
Cette solution, même si elle est au final un peu plus chère, offre la possibilité à l’entreprise d’investir petit à petit dans un appareil qu’elle pourra utiliser sur le long terme.
Distributeur de café, les solutions de financement
Les fournisseurs de distributeurs de café proposent 3 solutions d’achat selon votre budget, le nombre de salariés de votre entreprise et vos besoins.
Un paiement au distributeur à chaque consommation
Parmi les fournisseurs, il y a des gestionnaires qui mettent à la disposition de votre entreprise un distributeur de café, sans frais. Vous ne payez ni la machine, ni l’entretien ou la maintenance, ni l’approvisionnement. Il vous suffit de fournir un espace dans vos locaux, une prise de courant et un raccordement à l’eau. Le gestionnaire de machine à café se rémunère ensuite à chaque consommation : lorsqu’un salarié prend un café ou une boisson chaude, l’intégralité du prix lui est reversé. Il faut savoir que ce prix est supérieur en cas de mise à disposition sans frais car il inclut le service, la maintenance et l’entretien, en plus du prix de revient de la boisson.
Votre distributeur de café par paiement mensuel
La deuxième solution possible de financement pour votre distributeur de café est le paiement mensuel. Pour cela, il y a la location ou le crédit-bail. Dans le premier cas, vous versez à un fournisseur une somme mensuelle pour la mise à disposition de la machine et si vous le désirez vous pouvez, en plus, souscrire un contrat de maintenance, d’entretien et/ou d’approvisionnement. La plupart des entreprises qui choisissent la location prennent en charge elles-mêmes l’entretien et l’approvisionnement. Le crédit-bail, quant à lui, consiste également à verser à un fournisseur une somme mensuelle pendant une durée donnée mais à la fin de cette période, l’entreprise peut prétendre à l’achat du distributeur de café pour un prix réduit.
Avec ces deux modes de financement pour un distributeur de café, les consommations des utilisateurs peuvent être à leurs frais à 100 %, prises en charge pour moitié par l’entreprise ou totalement payées par la société. Si ces consommations sont payantes, les sommes récoltées seront conservées par l’entreprise ou le comité d’entreprise si la location est à leur charge.
Achetez votre distributeur de café
L’achat d’un distributeur de café est une solution qui demande un investissement de départ mais ensuite la machine est en autogérance. Cela signifie que la société ou le comité d’entreprise récolte les sommes issues de la vente des consommations ce qui permet de rembourser cet investissement tout en finançant l’entretien et l’approvisionnement. L’achat d’un distributeur de café est souvent privilégié par les petites structures ne pouvant bénéficier d’une mise à disposition sans frais et n’ayant pas besoin d’une machine de grande capacité compte tenu du nombre d’utilisateurs.
Quelle que soit la solution de financement que vous envisagez pour votre distributeur de café, il est préférable de consulter plusieurs fournisseurs pour avoir le tarif le plus avantageux et la machine la plus adaptée à vos besoins.
